Der Kunde im Mittelpunkt

Auch wenn Laborinformationssysteme (LIMS) sich - wie der Name schon sagt - primär mit den internen Abläufen im Laboratorium beschäftigen, so zum Beispiel der Verwaltung von Proben, Analysenmethoden und Messwerten, ist die Kundenverwaltung immer aber auch ein ganz wichtiger Bestandteil. Schließlich muss man ja die Berichte an jemanden übermitteln und letztendlich jemandem die Rechnung dafür zukommen lassen.

Im Unterschied zu Proben und Messwerten ist die Verwaltung der Kundendaten aber im Allgemeinen (von ganz kleinen Laboratorien vielleicht abgesehen) nicht nur Angelegenheit des LIMS, sondern die Kundendaten werden auch an vielen anderen Stellen benötigt. Typischerweise zumindest noch im Vertrieb und im Rechnungswesen. Diese Abteilungen verwenden häufig auch eigene Informationssysteme, so zum Beispiel CRM (customer relationship management) im Vertrieb und entsprechend Buchhaltungssysteme im Rechnungswesen.

Es ist leicht einzusehen, dass es nicht allzu ratsam ist, wenn die Kundendaten in jedem dieser (typischerweise) 3 verschiedenen Systemen getrennt erfasst und aktualisiert werden. Die Gefahr, dass sich ein heilloses Durcheinander entwickelt, ist groß. Aus diesem Grund ist irgendeine Art von "Synchronisation" unbedingt notwendig.

Grundsätzlich kann man zwei Varianten unterscheiden: in der ersten ist eines dieser Systeme (oft das CRM, da dort neue bzw. potenzielle Kunden zuerst bekannt werden) das "führende" System. Nur dort sollen und dürfen Kundendaten eingegeben, aktualisiert und eventuell (siehe unten) gelöscht werden. Alle anderen Systeme (also z.B. das LIMS oder die Buchhaltungssoftware) übernehmen die im CRM erfassten Daten entweder sofort oder in regelmäßigen Intervallen.

Die zweite Variante wäre es, dass die jeweiligen Anwender in jedem dieser Systeme Kundendaten eingeben oder aktualisieren können und die anderen Systeme ihre Daten "nachziehen" müssen. Technisch an sich kein Problem, die Gefahr ist aber dennoch gegeben, dass sich nach dem Motto "viele Köche verderben den Brei" falsche Daten ausbreiten. Bei dieser Variante sind jedenfalls geeignete Arbeitsabläufe einzurichten, um die Integrität der Kundendaten zu gewährleisten. Die Software kann dabei mithelfen, indem in jedem System mitprotokolliert wird, woher die Daten bzw. die Änderungen stammen, um eventuelle Unklarheiten schnell ausräumen zu können. Außerdem muss bei jedem Datensatz Datum/Zeit und Person der Neuanlage sowie der letzten Änderung registriert werden.

Noch zur Technik der Datensynchronisation: am einfachsten ist es, wenn die Systeme direkt auf die jeweiligen anderen Datenbanken (lesend) zugreifen und in der eigenen Datenbank die Kundendaten aktualisieren. Beispielsweise wenn ein LIMS (wie uniLIME) in einem größeren Betrieb in unterschiedlichen Laboratorien parallel verwendet wird - mit gemeinsamer Kundenbasis.

Bei abweichender Architektur (z.B. das LIMS arbeitet als Desktop-Anwendung unter Windows, das CRM aber als Webanwendung) oder auch generell unterschiedlichen Herstellern kann eine spezialisierte Schnittstelle zweckmäßiger sein, wenn auch der Entwicklungsaufwand im Allgemeinen wesentlich höher ist.

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